Prevención de imprevistos en el exterior

Foto: Pablo Cantero

Por muy bien informado que esté un emprendedor global, no hay garantías a la hora de predecir con exactitud lo que ocurrirá más adelante, y por otro lado, algunos caminos hacia los objetivos señalados siempre serán más susceptibles que otros a dificultades y sorpresas.

Por estos motivos, la estrategia de internacionalización de una empresa debe contemplar la prevención de imprevistos en el exterior, y medidas alternativas para evitar pérdidas debidas a cambios radicales en el entorno de negocios (como una caída en las ventas, o dificultades para trabajar con normalidad por deterioro de la situación política del país) y emergencias por problemas repentinos o catástrofes; o por el contrario, como aprovechar cualquier posible circunstancia favorable que pueda surgir.

Una gerencia con miras globales debe tener muy presente la necesidad de asignar personal para esta realizar esta tarea dentro de un plazo establecido. Suele pasar que se posponga la realización de planes preventivos para un futuro distante cuando en el día a día se acumulan asuntos urgentes, pero no hace falta decir que esto pone en peligro la productividad y los ingresos ante un acontecimiento súbito, algo muy perjudicial para cualquier empresa, pero en especial para una PyME.

Por otra parte, una estrategia para asegurar el aprovechamiento de las circunstancias positivas más probables, y planes para garantizar un funcionamiento adecuado, el cumplimiento de las obligaciones contraídas y el retorno a la normalidad en caso de percances, refuerzan la buena imagen de una empresa ante posibles inversores, prestamistas, aseguradores y clientes, particularmente si los competidores menos preparados tienen que enfrentar las mismas dificultades para continuar con sus operaciones.

Para afrontar los riesgos originados en la empresa en cuanto sea oportuno, conviene empezar por un análisis del rendimiento que mida el retorno del esfuerzo invertido, y el aprovechamiento de los recursos destinados a la internacionalización. Una evaluación comparativa del desempeño y las actuaciones de la empresa es la mejor herramienta para detectar posibles eventualidades y atajarlas desde desde la raíz, aunque sin olvidar que apoyarse en exceso en estas evaluaciones para la toma de decisiones, o tener en cuenta ciertos indicadores (como el crecimiento de las ventas) por encima de otros más adecuados (ej. la tasa de retención de clientes) según las circunstancias, puede tener consecuencias negativas.

Una vez estudiados los factores internos que puedan suponer riesgos o cambios en el futuro – como fallos ocasionados por catástrofe o huelgas, escasez o encarecimiento del suministro de recursos necesarios, o problemas con el producto que hagan necesaria su retirada del mercado –, hay que determinar los factores externos más previsibles en el mercado objetivo y sus posibles consecuencias para la empresa, para responder con rapidez y minimizar en lo posible su impacto.

Aunque muchos recomiendan considerar incluso los escenarios más improbables, esto con frecuencia resulta una distracción innecesaria. Contar con un margen de flexibilidad en la aplicación de las normas, a fin de poder responder a distintas situaciones, suele ser una medida más eficaz.

Los planes de imprevistos no sólo deben limitarse a las situaciones de cierta gravedad – normalmente las menos comunes – sino que deben cubrir también los tropiezos más predecibles y cotidianos, como la ausencia de empleados por enfermedad u otros motivos, pequeños hurtos, mal funcionamiento de los equipos y pérdida de datos; es preciso identificar los riesgos asegurables y garantizar una cobertura adecuada, así como la protección adecuada de las copias de respaldo de la información, que deben estar almacenadas en un sitio diferente.

Todos los empleados que tomen parte en las actividades de la empresa en el exterior deben estar al corriente de estos planes, y conocerlos lo suficientemente bien como para implementarlos con rapidez; las responsabilidades y tareas asignadas a sustitutos en caso de eventualidades deben estar claramente definidas, para mantener las confusiones al mínimo. Por último, es imprescindible poner a prueba estos planes y actualizarlos con cierta frecuencia.

Frente a una situación crítica repentina – incendio, inundación, actos vandálicos o terrorismo, etc. –, debe existir un plan de evacuación y métodos alternativos de comunicación (puesto que en algunos casos extremos puede fallar el servicio telefónico o de internet), y avisar a todos los individuos y entidades a contactar en caso de una emergencia súbita: personal de asistencia médica y cuerpos de seguridad, personal de la empresa, clientes, proveedores, compañía aseguradora, servicio técnico / reparación de equipos, etc.

Igualmente, ante acontecimientos graves como disturbios o desastres naturales, que dificulten las operaciones normales y la obtención de suministros, que afecten al personal de la empresa (como una emergencia generalizada que impida a varios empleados acceder al lugar de trabajo) o que resulten en daños a la propiedad o fallos en equipos, maquinaria o vehículos de empresa, es necesario incluir en las previsiones un lugar de trabajo alternativo, o bien establecer un plan temporal de teletrabajo para el personal, en caso de que las instalaciones sufran daños demasiado severos.

Tras un suceso de este tipo, el plan de prevención y gestión de imprevistos deberá garantizar una provisión de fondos para el reemplazo de equipos necesarios y reacondicionamiento de las instalaciones, mientras se realiza la reclamación y cobro de seguros, así como el restablecimiento de servicios y asesoramiento en materia legal – como responsabilidad civil –; en caso de ocurrir algún evento que atraiga el interés de los medios, es preciso tener designado un portavoz o agente de RRPP de la empresa, así como un plan de respuesta ante críticas o sucesos que afecten a la imagen pública de la misma.

¿Se ha enfrentado tu empresa a un acontecimiento grave en el exterior? Comparte tu experiencia con otros emprendedores globales.


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