Pokhara. Foto: Pablo Cantero
La perspectiva de presentarse a una licitación, aunque se vea como una posibilidad lejana y más propia de grandes empresas por su complejidad, la gran inversión en tiempo y recursos que necesita, y las elevadas exigencias para postulantes internacionales, es sin embargo una posibilidad que cabe dentro de planes futuros de expansión de todas aquellas PyMEs que cuenten con un buen producto exportable, y como tal debe ser tenida en cuenta, especialmente ante la posibilidad de unir fuerzas para participar en colaboración con otras empresas.
Por supuesto, dar este paso requiere de una concienzuda planificación y preparación de documentos, algo que suele estar fuera del alcance de numerosas pequeñas y medianas empresas sometidas a horarios y plazos exigentes y recursos limitados para atender a todas estas obligaciones; es preciso contar con apoyo y asesoramiento para Una vez dicho todo esto ¿cómo debe una PyME abordar un concurso o subasta?
Planificación
Varias instituciones, entidades y eventos profesionales en una variedad de sectores informan habitualmente sobre oportunidades de negocios, planes anuales y adjudicación de contratos, así como los documentos de precalificación y otros requisitos para preparar la oferta. Una vez localizados los clientes adecuados, aquellos cuyos requisitos encajan con las fortalezas de la empresa, y convenientemente identificadas aquellas personas que toman las decisiones y lo que realmente les interesa, será preciso en varios casos enviar una manifestación de interés.
Varios compradores mantienen listas de empresas previamente aprobadas (lo que en inglés se conoce como shortlists), de aquellos proveedores que han cumplido con una lista de condiciones previas (antecedentes adecuados, buena posición financiera), y por lo tanto están autorizados para participar en un proceso de selección de este tipo como postulantes, sin que ello signifique ninguna garantía de adjudicación de contratos. Esto es muy frecuente en el sector público, típicamente el más averso al riesgo.
Estas listas son elaboradas por una o más entidades que funcionan en un sector específico. Generalmente están abiertas a todos aquellos proveedores interesados, y se agrega a la lista a cualquier empresa que cumpla con las condiciones previas. En algunos casos, se agregan nuevos listados según entren las solicitudes, mientras que en otras se añaden listados una vez al año.
Presentación
Muchas solicitudes se eliminan en las primeras fases del proceso por no dar una respuesta adecuada a lo indicado en los criterios de selección, por lo que es importante crear una propuesta atractiva y convincente, proporcionando toda la información solicitada, y anticipar en lo posible dudas adicionales que puedan surgir al comprador.
Sin caer en la sobrecarga de información, conviene llegar algo más lejos de lo solicitado y ofrecer al comprador un poco más de lo que pide: en aquellos casos en los que las capacidades de la empresa excedan lo requerido, hay que dejarlo claro.
Los criterios de selección abarcarán aspectos la capacidad técnica y experiencia, aptitudes de gestión, viabilidad económica, garantías de calidad, la capacitación del personal, y los riesgos que implica la selección de la empresa; por ello, un buen historial de crédito es de especial interés. Además, es preciso asegurar al comprador que si el producto o resultado final no es satisfactorio recibirá una compensación compensará; la mayoría de las veces se requerirá una garantía de rendimiento que puede ser reclamada si tras una evaluación, los bienes suministrados no alcanzan el grado de calidad requerido, o no se entregan en un plazo de tiempo acordado.
También es preciso destacar la trayectoria de desempeño de la empresa, en particular proyectos premiados de la empresa, y logros conseguidos por sus miembros, así como los CVs de los participantes en el proyecto. Una vez completada la solicitud, es conveniente que alguien ajeno al proceso lo examine y aporte una visión imparcial.
En el caso de contratos adjudicados por organismos públicos, hay que recordar que en la toma de decisiones entran en juego los objetivos y políticas de la administración en general, como relaciones bilaterales, consumo de energía y sostenibilidad, y compromiso con la producción local, entre otros aspectos.
Precios
En una situación de relativa igualdad en un concurso, el contrato se adjudica a la oferta de precio más atractivo, que no necesariamente será el más bajo, en lo que a veces se conoce por sus siglas en inglés MEAT – Most Economically Advantageous Tender, o Licitación Más Ventajosa Económicamente
En este caso, el valor por el precio se juzgará por elementos como el mantenimiento y servicio posventa, costes continuos en cuanto a reemplazos y reparaciones, gastos de funcionamiento, valor de traspaso, etc. Un proyecto de precio inicial bajo, pero con altos costos continuos claramente no es el mejor valor por el precio. Es preciso lograr una visión de conjunto sobre este aspecto, así como la flexibilidad para realizar cambios en el proyecto.
Financiación
Aunque para cualquier fabricante ganar un concurso de este tipo es por supuesto una gran noticia, la financiación puede ser un problema para muchas empresas que intentan ganar un concurso público. De hecho, uno de los problemas que pueden toparse las empresas es que, una vez concedido el contrato, encuentren dificultades para convencer a los bancos de que su riesgo de negocios es aceptable, ya que las decisiones de préstamo pueden verse afectadas por la naturaleza o plazo de la inversión, o incluso el clima político del país en donde la licitación tiene lugar.
Por otro lado, aquellas empresas que aún no cuentan con capacidad para lograr un contrato por esta vía pueden estudiar la formación de un consorcio con otras empresas más establecidas o complementarias, bien mediante subcontratación o mediante acuerdos para unir recursos entre dos o más partes.
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