Souk. Foto por Pablo Cantero. Todos los derechos reservados.

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El emprendedor global que considere participar en una misión comercial debe sopesar muy bien las posibilidades de beneficio neto frente a la inversión de tiempo y dinero en citas con clientes y/o socios, y en obtener una visión de las características únicas del mercado objetivo. No obstante, es aconsejable incluir esta posibilidad dentro de los planes de crecimiento y expansión de cualquier pyme.

Con la proliferación de tratados de libre comercio, y un abanico de recursos para las comunicaciones, transporte y logística cada vez mayor y más al alcance de las pymes, hay muchas menos razones para limitarse a las perspectivas del mercado local si éstas no son adecuadas para mantenerse y crecer. Al mismo tiempo, introducirse y establecer una presencia en un nuevo mercado sigue presentando numerosos riesgos, que hacen que sea necesaria mucha preparación y deliberación de las posibilidades y limitaciones de la empresa.

Aquí es donde una misión comercial bien organizada resulta de interés para una pyme, al aumentar las posibilidades de que la toma de contacto sea más fructífera, mediante la elaboración de una agenda de entrevistas con contactos seleccionados según las necesidades y características de los participantes; además de esto, la entidad organizadora debe proporcionar apoyo en cuanto a gestiones de due diligence, y a obtener una visión de las perspectivas de mercado y la cultura de negocios local. Por otra parte, realizar una visita como parte de una comitiva organizada de empresas ayuda a presentar una imagen de mayor solidez y seriedad ante posibles socios o clientes, y a servir de apoyo a empresarios con menos experiencia en el mercado extranjero.

A fin de sacar el mayor partido a la prospección de contactos e información vital sobre el mercado, y sobre su potencial para la empresa, sus productos y/o servicios en éste, ofrecemos algunos apuntes a tener en cuenta.

Antes de partir…

Las misiones suelen ser coordinadas por organismos nacionales y/o regionales (Cámaras de Comercio, ICEX, etc.) dentro del marco de objetivos nacionales de comercio exterior y relaciones bilaterales, o bien por diversas entidades privadas. En cualquier caso, los organizadores proporcionan ayuda para obtener la información necesarias para evaluar las posibilidades de negocio de diferentes contactos, su grado de (posible) interés en tu propuesta y su capacidad financiera y legal de asumir compromisos; además de esto, su labor incluye establecer y mantener contacto con instituciones y/o funcionarios locales cuya gestión es necesaria para operar en el país, y el marketing y promoción del evento en el mercado visitado.

Indaga a tu alrededor y comprueba todo, tanto con los organizadores como con los participantes de misiones anteriores. ¿Cuáles fueron los resultados que obtuvieron? ¿Cuál es su opinión sobre la organización del evento? ¿Qué se incluye en el costo de inscripción de la misión, y que se paga aparte (como pasajes de avión y/o medios de transporte a la llegada, traductores, etc.)?

Entre tus preparativos de partida, también es bueno recordar que tus posibles contactos (y competidores) en el área harán lo mismo, empezando por la presencia en la red de las empresas visitantes y de quienes la representan: la página de empresa y todos los perfiles en RRSS deben estar correctamente actualizados; cualquier reconocimiento profesional o premio recibido debe estar bien visible. Procura obtener recomendaciones de clientes, socios o contactos con los que hayas trabajado anteriormente para incluir en tu arsenal de presentación durante la ronda de visitas.

Preparados, listos… agenda de negocios

Tratándose de una misión comercial directa para obtener clientes (en contraposición a una misión de estudio, o una misión inversa de visita a posibles proveedores), lo primero antes de participar es analizar el grado de preparación de tu empresa para introducirse en un nuevo mercado. En cuanto a factores internos, conviene empezar por las siguientes preguntas:

  • ¿Cuentas con suficientes recursos para la inscripción y el viaje?
  • ¿Cuentas con la base económica necesaria para ajustar tu producto o servicio a las especificaciones necesarias?
  • ¿Tienes suficientes muestras listas para enviar? (Si te es posible enviar las muestras con más antelación de lo acordado, mejor)
  • ¿Cuál de tus productos o servicios quieres promocionar, y como encajan en este mercado? ¿Puedes introducir modificaciones en prototipos, adaptarías productos para adaptarse a los gustos del nuevo mercado?
  • ¿Tienes experiencia o contactos previos, o estás familiarizado de algún modo con el mercado en cuestión? ¿Con que tipo de empresas deseas contactar?

Una vez analizado lo anterior, vienen los factores externos:

  • ¿Cuentas con toda la información contrastada necesaria para cumplir con la normativa de componentes, medidas, etiquetado?
  • ¿Has calculado el coste de riesgos derivados de las fluctuaciones en los tipos de cambio, costes de transporte, la competencia, etc.?
  • ¿Con que tipo de clientes te interesa trabajar: pymes o grandes empresas, organismos gubernamentales?
  • ¿Estás preparado para responder a las preguntas que te harán los clientes en potencia?
  • ¿Cuál será tu estrategia de introducción: trabajar con un socio local de distribución, otorgar una licencia de producto o servicio a una empresa local, realizar una operación conjunta, etc.?
  • En cuanto al viaje en sí ¿tienes claro a donde vas, y las posibles dificultades de desplazamiento y logística que puedan surgir? La agenda normalmente contiene una serie de visitas más o menos apretujadas en pocos días, así que evalúa bien los horarios y no dudes en consultar cualquier duda con los organizadores. Es mejor concentrarse y apretar a unos pocos que intentar abarcar a muchos.

Tener bien definida toda esta información es vital para la comunicación con la entidad encargada de la programación de la agenda, a fin de sacar el máximo partido del viaje y evitar malentendidos. Los organizadores de la misión se encargarán de crear, de acuerdo con las características y necesidades de los participantes, la agenda de visitas y entrevistas a cada empresa (fecha, hora, persona y datos de contacto, perfil de la empresa a visitar, etc.), así como sesiones de información previa con la participación de expertos en el mercado objetivo, etc.

Los representantes de empresas participantes deben tener presente que, aún cuando los organizadores de la misión proporcionen una completa investigación de mercado, hay que tomarse el trabajo de investigar por cuenta propia sobre todo lo referente al comportamiento del mercado, aduanas, impuestos, tasas y aranceles, transporte, almacenamiento, recursos y servicios disponibles, empresas del sector, etc., en el mercado objetivo; todo esto se hace tanto para aprovechar al máximo las sesiones de preguntas en los briefing ofrecidos por los organizadores antes de partir, como para recoger más información durante las reuniones programadas en la agenda de visitas, y reducir al mínimo las sorpresas durante el viaje.

Otro apunte que conviene hacer al respecto, dada la persistencia de este error, es tener siempre presente que el objetivo de una misión comercial no es mezclar el trabajo con la diversión, o bien que la manera de obtener resultados y cerrar acuerdos pasa inevitablemente por los eventos sociales: comidas, cócteles, partidos de golf, etc. Aunque es innegable que estas ocasiones son con frecuencia un componente más del desarrollo de las relaciones de negocios, es preciso mantener las distracciones al mínimo, estar muy alerta, y prepararse para afrontar preguntas y situaciones difíciles.

Al concluir la misión

Debido a la naturaleza de los negocios internacionales, es importante recordar que la obtención de resultados puede alargarse bastante; en otras palabras, no se debe abordar una misión de este tipo pensando en únicamente en un retorno rápido de la inversión o beneficios a corto plazo (bajo la forma de acuerdos, ventas, etc.), que pueden o no materializarse tras la misión.

Por ello, todo el esfuerzo y recursos invertidos no servirán de nada si dejas enfriar el trabajo realizado; al volver a casa, deberás comunicarte con todas las personas con las que te has reunido y mantener el contacto.

Tanto si tu meta es ser proveedor como comprador o inversor, es importante dejar claro que ésta no será tu última visita. Particularmente en mercados emergentes con marcos legales y jurídicos muy distintos, en donde cualquier malentendido o traspié puede salir bastante caro a ambas partes, es preciso hacer énfasis en tu compromiso para trabajar con ellos. Es igualmente aconsejable evaluar a tu cliente, socio o proveedor y su capacidad de atender a los requerimientos de tu empresa invitándole a visitar ésta.

¿Has participado en una o más misiones comerciales? Comparte tus observaciones con otros emprendedores.

Artículo también publicado en nuestra columna en MurciaEconomía.


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El blog para emprendedores y PYMES interesados en la internacionalización.

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