Ferias internacionales: exponer para ganar

Para muchos emprendedores globales, exponer su oferta en una feria profesional es cuestión de tiempo. A fin de sacar el máximo partido a la inversión, es preciso empezar por preparar la participación con la mayor antelación posible, por distante que sea la fecha, y tener en cuenta varios factores que enumeramos a continuación.

Si se hace bien, las ventajas para una PYME son muchas: la mas importante, naturalmente, es dar a conocer tu empresa y establecer relaciones comerciales con nuevos clientes, o bien apoyar y afianzar el trabajo de introducción ya realizado, en un marco de prestigio para el sector. Sin embargo, para obtener el mejor resultado de una feria, es necesario comprobar las posibilidades de la empresa para dar respuesta a las demandas que surjan del evento, y tener preparada una estrategia de trabajo para afrontarlas.

Exponer en una feria, en lugar de participar como mero espectador en busca de información, tiene un costo significativo en tiempo, esfuerzo, dinero, atrasos en el trabajo, etc.; por este motivo, si estás considerando exponer en una determinada feria, antes de lanzarte sin más preámbulos, es aconsejable una visita preliminar, e ir tomando nota de la organización, volumen y tipo de asistentes, propuestas de los expositores, construcción y aspecto de los stands, disposición y áreas de mayor tráfico del recinto, logística y transporte, etc.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que anclado a un stand no es posible tener la misma libertad de circulación que un visitante, por lo que si tu objetivo principal es conocer contactos de interés para tu empresa y relacionados, u obtener información sobre precios, novedades, competencia, ítems con mayor o menor demanda y tendencias emergentes, asistir como visitante y/o tomar parte en actividades complementarias dentro del marco de la feria (como ponencias o talleres) será probablemente la opción mas productiva y rentable.

Otro factor que a veces no se tiene suficientemente presente, es que el ambiente optimista y deslumbrante típico de las ferias tiene poco que ver con la realidad del mercado, y no es raro que acabe confundiendo a exportadores noveles (y a algunos con más experiencia) sobre las posibilidades de su producto o servicio en un mercado determinado.

Esto resulta especialmente engañoso en el extranjero: si no has visitado anteriormente el país o zona en que se celebra la feria, y no cuentas con algo de experiencia en presentar tu propuesta ante clientes de ese mercado, hay una gran probabilidad de que el esfuerzo y recursos invertidos en la feria acaben siendo estériles, o den resultados mucho más modestos de lo esperado una vez concluido el evento.

Antes de empezar…

Conviene seleccionar el evento y organizar el presupuesto de seis meses a un año antes; no olvides tener en cuenta posibles atrasos e imprevistos, particularmente si no estás familiarizado con la ciudad donde se llevará a cabo.

Para ello, conviene empezar por definir el objetivo de exponer en una feria: ¿deseas dar a conocer tu marca u oferta entre un público / segmento de mercado específico, en una feria abierta al público general? ¿O bien el objetivo es establecer contacto con posibles nuevos clientes, socios o inversores en una feria para profesionales (B2B)?

Obtén toda la información que puedas, tanto de los organizadores como con los participantes de ediciones anteriores, sobre los preparativos y desarrollo de la feria. Naturalmente, es difícil que los participantes de ferias pasadas den mucha información sobre los resultados obtenidos, pero se puede averiguar cuantos de ellos repiten la experiencia (y por lo tanto, consideran que el retorno de la inversión en la feria merece la pena) consultando la lista de participantes de años anteriores.

Una vez aclarado este punto, conviene preguntarse:

¿cuáles de tus productos o servicios deseas presentar o promocionar? ¿Piensas aprovechar la ocasión para lanzar un nuevo producto o línea?
¿Tienes planes de entregar muestras publicitarias durante la realización del evento? ¿O prefieres recabar una lista de interesados en el evento para el envío posterior de muestras? En este caso ¿tienes suficientes muestras listas para enviar?
¿Puedes introducir modificaciones en el/los producto/s, o los adaptarías para los gustos/exigencias del mercado o cliente?
¿Está tu equipo bien preparado para atender a los asistentes en un evento de estas características? ¿Podrán responder a todas las preguntas que harán los posibles clientes/ socios/ inversores, o los competidores?

En cuanto a presupuesto y gastos

¿Has calculado bien el coste total del evento? Recuerda incluir todos los factores:

Coste de la inscripción, alquiler del espacio
Diseño, construcción y decoración del stand, alquiler o compra de sistemas audiovisuales para presentaciones
Promoción y marketing, creación de material publicitario (traducción, impresión de catálogos, formularios de pedido y tarjetas de presentación, acceso a elementos interactivos en Internet., difusión en RRSS, etc.)
Gastos de viaje, traslado y alojamiento
Personal del stand y profesionales complementarios (ej. intérpretes, técnicos de instalación de equipos)
Suministro de servicios como electricidad, envío y almacenamiento de muestras y/o materiales, limpieza, sistema de procesamiento de pagos en caso de realizar ventas durante el evento
registro de marca, protección de la propiedad intelectual de la empresa
embalaje del producto, muestras publicitarias

De nuevo, conviene recordar la importancia de la antelación: por una parte, es posible aprovechar descuentos significativos ofrecidos por los organizadores en las inscripciones por adelantado, frente a precios mucho mas elevados dos meses antes del evento; lo mismo puede decirse de las reservas de hoteles en la zona, pasajes de avión, alquiler de vehículos y/o equipos, montaje de stands, etc. Por otra parte, conviene también averiguar si hay alguna convocatoria para solicitar ayudas o apoyo institucional por parte de los organismos públicos en tu región, para PyMEs que participen en ferias.

Otros preparativos

No menos importante entre los preparativos previos al evento está la presencia online de la empresa, y de las personas que la representarán: lógicamente, la página de empresa y perfiles sociales deben estar actualizados y resultar lo más atractivos posible antes, durante y después de la feria, incluyendo reseñas o recomendaciones de clientes, reconocimientos y premios.

Hay que dedicar especial atención a las estrategias para atraer visitas, como exposiciones interactivas, demostraciones de producto programadas, etc.; mientras más personas se detengan ante el stand, más aumentará el interés del público por acercarse y ver tu propuesta. Al menos dos meses antes de evento, notifica a todos los clientes, contactos y proveedores de la empresa en la zona e invítales a visitar el stand. Envía un comunicado de prensa e implementa una estrategia de promoción en las redes sociales adaptada al objetivo (ej. público consumidor vs. profesionales del sector).

Las ferias son estresantes, y el bienestar de las personas a cargo del stand influirá en su desempeño y su capacidad de mantener una actitud positiva durante toda la jornada: hay que planificar bien los turnos para la comida y descanso de los participantes, y asegurarse de tener a mano todo el material necesario para no tener que interrumpir las actividades: folletos, formularios, tarjetas, recursos audiovisuales, etc.

Durante el evento

Aunque a veces la tentación de mantener el contacto con la oficina y controlar que todo sigue en orden es grande, conviene evitar al máximo las distracciones, el teléfono y el ordenador; es imprescindible aprovechar los pocos días de exposición al máximo, y dedicarse a establecer una conexión con las personas que están allí presentes, abriendo ojos y oídos para averiguar qué facetas de tu empresa (y de los competidores presentes) les interesa más.

Tampoco está de más poner por escrito un resumen de lo hablado con nuevos contactos para su consulta y comunicación posterior; en este tipo de eventos con gran volumen de asistentes, no conviene fiarse por completo de la memoria.

Al concluir el evento

Tras todo el esfuerzo invertido, el trabajo aún no acaba al volver a casa. Es muy importante mantener la comunicación con todas las personas con las que has establecido contacto en el evento; cuanto antes, mejor. Al fin y al cabo, ten en cuenta que tus competidores presentes en la feria harán lo mismo, incluso más rápido que tú. Asegúrate de poder dar una respuesta a cualquier solicitud de un posible cliente (envío de muestras, presupuestos, información adicional) dentro de un plazo máximo de una o dos semanas tras el evento.

¿Cuál ha sido tu experiencia con ferias internacionales? Comparte tus observaciones con otros emprendedores en nuestro blog emprendedorglobal.info.