Documentación comercial internacional

Foto: Pablo Cantero

Los documentos necesarios para una compraventa internacional pueden variar bastante, dependiendo de un número de variables como el país de origen y el de destino, o el tipo de bienes exportados, y por ello es preciso contar con asesoramiento especializado para determinar lo necesario. Sin embargo, la lista de imprescindibles, tanto para llevar a cabo la transacción como para trámites relacionados (obtención de LCs, transporte, despacho de aduanas) abarca lo siguiente:

La factura pro forma informa al cliente importador los detalles de la compra a realizar, de modo similar a un presupuesto, pero que, entre otras diferencias, implica el compromiso del vendedor de atenerse a lo expuesto en el documento, y del comprador de cerrar el trato.

Debido a esto, y a que este documento normalmente se utiliza para solicitar financiación bancaria, tramitar licencias de importación en ciertos países, o para el despacho de aduana, es preciso que la información sea completa y precisa. Hay que tener en cuenta además del precio de producción/venta, los gastos adicionales de transporte y logística, seguro, y cargas arancelarias, además de la fecha límite de validez para los términos expuestos.

Si la operación sale adelante, la orden de compra realizada por el cliente y firmada por el vendedor funcionará en varios casos – normalmente para compras no muy grandes, o para envíos puntuales a clientes – como contrato vinculante entre las partes. De no ser así, es necesario obtener ayuda legal especializada para redactar un contrato de venta, habitual para transacciones más grandes o continuadas, o mercancías con mayor valor añadido. Adicionalmente, un certificado de inspección, emitido por una autoridad independiente previamente al envío, dará fe de que la mercancía cumple los criterios del comprador.

Por otra parte, la factura comercial internacional proporciona a las autoridades del país de entrada información detallada sobre la naturaleza de los artículos, su valor, empresa vendedora o fabricante, condiciones y métodos de pago, impuestos y otros datos que pueden variar de país a país: puerto de entrada, incentivos percibidos por la parte vendedora al realizar la exportación, coste del transporte (en el caso de envíos CIF) u otros datos necesarios; esta información la puede proporcionar un transitario u otro profesional especializado en comercio exterior. Queda además como soporte de la venta realizada a mercados exteriores por la empresa, en caso de percibir algún tipo de incentivo por ello en el marco de objetivos de comercio exterior.

La lista de embalaje o packing list, detallando los envases o cajas que componen el envío, peso y dimensiones, como identificarlos y su contenido, es similar al documento anterior, aunque sin información de precios. No siempre es un requisito, aunque la normativa de ciertos países lo hace necesario, o bien puede solicitarlo el cliente.

A estos documentos comerciales hay que añadir la póliza de seguro, contratada bien por el vendedor o por el cliente, en función del Incoterm empleado, y otros de carácter administrativo, como el certificado de origen, que atestigua el país de procedencia de la mercancía, a fin de dificultar el pago de aranceles inferiores, eludir cupos de importación vigentes, o la importación de mercancías desde destinos vetados; típicamente, un certificado de origen es emitido por las cámaras de comercio, aunque en ocasiones debe ser tramitado o legalizado en una embajada o consulado.
La preparación de la carta de porte CMR la hará el transportista de acuerdo con la información proporcionada por el exportador, responsable de que la información sea lo más exacta posible; otros documentos como el conocimiento de embarque, conocimiento aéreo, o documento de transporte multimodal, que funcionan a la vez como recibo por la mercancía, como contrato de transporte y como título de propiedad temporal (en el caso del conocimiento de embarque, y del documento de transporte multimodal en ciertos casos), además de la certificación de cobertura del envío correspondiente, son gestionados por el transitario o bien por la compañía de transporte.
Finalmente, el albarán de entrega firmado por el comprador certifica la llegada del envío dentro de los términos acordados, señalando la cantidad, peso y contenido del mismo, así como detalles del transporte, y condiciones de entrega de acuerdo con el Incoterm establecido.


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